CÓDIGO DE ÉTICA
MENSAJE DE LA PRESIDENCIA
Apreciados amigos:
A lo largo de los 39 años de existencia de PREFLEX nos hemos caracterizado por honrar nuestros valores y mantener unos altos estándares éticos. Nuestras actuaciones se han enmarcado siempre dentro del ordenamiento legal colombiano y de los países con los cuales tenemos relaciones comerciales. Nos sentimos orgullosos del legado que le hemos entregado a nuestro país, generando empleo, aportando valor a nuestros clientes, accionistas y partes interesadas, siempre teniendo el máximo cuidado con el medio ambiente y los recursos naturales.
El Código de Ética que aquí les presento, constituye un pilar para la construcción de una sociedad más justa, equitativa, honesta y está cimentado en nuestros valores corporativos y en los fundamentos básicos de la ética.
Esperamos que todos nuestros colaboradores, que son nuestro mayor activo, se apropien de este Código, lo tengan en cuenta en cada una de sus actuaciones y lo ayuden a difundir de manera constante para incentivar mejores prácticas y conductas en todos los niveles de la organización.
Cordialmente,
Juan Fernando Samudio
Presidente
OBJETIVO DEL CÓDIGO DE ÉTICA
Entregar a todos los miembros de la organización y partes interesadas, una guía de acción y comportamiento basada en los valores corporativos de PREFLEX S.ASS., y brindar herramientas de orientación y acompañamiento ante situaciones que se alejen del comportamiento esperado de los miembros de la organización y de quienes se relacionen con ella.
En PREFLEX estamos comprometidos con el respeto de los derechos humanos, con el bienestar de los trabajadores, de la comunidad, del medio ambiente y de todos nuestros grupos de interés.
Nuestro Código de Ética deberá ser constantemente divulgado con todos los miembros de la organización y le corresponde a todos nuestros colaboradores, de manera especial a los Vicepresidentes, Gerentes, Directores y Jefes de las diferentes áreas y unidades de negocio, liderar “todas las acciones tendientes a que la ética sea parte del diario vivir de PREFLEX.
ALCANCE:
Aplica a todos los colaboradores, accionistas, miesmbros de junta directiva y contratistas que suministran bienes y servicios a PREFLEX S.AS., quienes deberán asumir y cumplir de manera consciente y responsable los principios, valores y directrices éticas establecidas a continuación.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE APEGARSE A ELLAS?
PREFLEX ha puesto al servicio de clientes, colaboradores, proveedores y de la comunidad en general una oferta de valor, soportada en el buen nombre e imagen que la organización ha construido a lo largo del tiempo.
Por lo mismo. espera que todos sus colaboradores honren este legado de tradición y actúen en todo momento y lugar con honestidad, transparencia, sentido de responsabilidad y rectitud, conscientes de la importancia de administrar de manera eficiente los recursos económicos, el tiempo y el empoderamiento que la empresa le ha dado a cada uno. Esto con el dfin de contribuir al logro de los objetivos de negocio
¿CÓMO DEBEMOS ACTUAR?
• Antes de actuar, evalúe si su proceder es legal y ético.
• Obre con honestidad y transparencia en todo momento y lugar.
• Reporte aquellas situaciones que vayan en contra de este Código de Ética, de la ley y de las políticas de la organización por medio de los canales dispuestos para hacerlo.
• Evite ocultar información relevante que deba conocer la compañía, decir verdades a medias y/o manipular la información que suministra, divulgar información confidencial de los asuntos y negocios de PREFLEX y cualquier comportamiento relacionado con delitos, sobornos y actos de corrupción.
• Actúe con diligencia y lealtad en el desarrollo de su trabajo.
• Cumpla las disposiciones contempladas en la ley, reglamentos, y demás disposiciones de carácter interno.
• Absténgase de usar indebidamente información privilegiada.
• Respete y no discrimine a ninguna persona, compañero, cliente, contratista o proveedor por diferencias de raza, género, jerarquía, nacionalidad, etc.
• Absténgase de realizar actividades que interfieran con su horario de trabajo, su rendimiento y/o el cumplimiento de sus labores.
¿CÓMO SOMOS?
• Íntegros en todas nuestras actuaciones.
• No toleramos la corrupción, el soborno, el chantaje ni cualquier acto ilícito.
• Para PREFLEX La ética es una sola y no admite interpretaciones amañadas.
• Todas nuestras actuaciones están enmarcadas dentro de la ética, respeto, responsabilidad y cumplimiento de la ley.
• Cumplimos con el ordenamiento legal de nuestro país y de los países con los cuales tenemos relaciones comerciales.
• No toleramos que nuestros colaboradores compartan las bases de datos de nuestros clientes, proveedores o cualquier información confidencial y reservada que le haya sido confiada en razón del desempeño de su cargo.
• No toleramos el uso de software sin licencia o ilegal.
• El uso de la propiedad intelectual de la organización tal como formulaciones o procedimientos, está restringido exclusivamente para las labores al interior de la misma.
• No toleramos el acoso laboral.
• Nuestras prácticas laborales son justas y dan siempre cumplimiento a la normatividad vigente.
• Nos preocupamos por garantizar las mejores condiciones de seguridad para nuestros colaboradores, identificando, evaluando y trabajando en la prevención de accidentes.
• Promovemos el autocuidado como principal herramienta de prevención de accidentes y enfermedades de trabajo.
• Respetamos a cada persona y no ejercemos discriminación por razones de raza, género, religión, edad, inclinación política, posición social, limitaciones físicas o cualquier otra circunstancia.
• Estamos comprometidos con la sostenibilidad. Nos sentimos obligados a dejar nuestro entorno como lo recibimos.
• Buscamos preservar el medio ambiente a través del uso, recuperación, reutilización y/o disposición responsable de los materiales que manejemos.
NUESTROS COLABORADORES
• Todos los colaboradores son austeros en el uso de los recursos de la empresa, lo cual es el reflejo de un comportamiento integro.
• Los jefes no sacan ventaja de su posición y deben ser ejemplo para la organización y la sociedad.
• El cuidado y preservación de los dineros y activos de la organización es el reflejo de un comportamiento íntegro de nuestros colaboradores.
• Nuestros colaboradores deben abstenerse de emplear el tiempo remunerado por la organización en actividades personales o asesorías a terceros.
¿QUÉ SON Y CÓMO EVITARLOS?
“Cuando una persona está influenciada a actuar de cierta forma motivada por un interés particular en una situación en la que puede obtener un beneficio económico o personal DECIMOS QUE EXISTE UN CONFLICTO DE INTERÉS”
• Usted tiene la obligación de informar de la existencia de conflictos de interés con familiares o amigos tanto al interior de la compañía como con clientes o proveedores
• Informe sobre cualquier situación en la que sus intereses personales puedan estar en conflicto con los de PREFLEX.
• Nuestros colaboradores deben procurar abstenerse de recibir regalos, comidas o atenciones de proveedores y clientes.
• Las relaciones afectivas en el trabajo deberán ser comunicadas por nuestros colaboradores a la Dirección de Gestión Humana.
• La vinculación de amigos y familiares se realizará de acuerdo a las políticas de selección y contratación de la empresa y contando con la aprobación de la Presidencia de la compañía. No podrá haber relación de dependencia, subordinación o influencia entre ambos trabajadores.
¿CÓMO EVITARLOS?
• Respete y cumpla la ley, las normas, políticas y reglamentos establecidos por la organización.
• Evite conductas en las que tiendan a sacar ventaja para usted, sus familiares y amigos.
• Nuestros colaboradores deben asegurarse de que en la toma de sus decisiones exista una adecuada segregación de funciones para evitar ser juez y parte.
• Asegúrese de que en todas sus actuaciones prime el interés de la organización.
• No use los recursos de la compañía, información, herramientas de trabajo, equipos, su influencia o posición en beneficio propio o de terceros para sacar ventaja o para fines distintos a las responsabilidades de su cargo.
RELACIONES CON CLIENTES, PROVEEDORES, ENTIDADES GUBERNAMENTALES Y COMPETIDORES
• No ofrecemos, ni entregamos dinero, regalos o dádivas a nuestros clientes o empleados de nuestros clientes, a cambio de favores o compra de nuestros productos.
• No recibimos dinero, regalos o dádivas de nuestros proveedores, a cambio de favores o compra de sus productos.
• No ofrecemos, ni entregamos dinero, regalos o dádivas a funcionarios gubernamentales, a cambio de favores en trámites o compra de nuestros productos.
• Tenemos una relación de colegaje y respeto con nuestros competidores y no toleramos ser parte de acuerdos, pactos o carteles de precios.
• Nuestros productos cumplen con los estándares de calidad ofrecidos.
• PREFLEX no tolera el lavado de activos, ni la financiación del terrorismo y por lo mismo, dentro de sus procesos de contratación con terceros y de personal, ha incorporado procedimientos de validación y consultas en listas restrictivas nacionales e internacionales.
• Participamos como proponentes en las licitaciones del estado que nos permitan ofrecer nuestros productos y lo hacemos siguiendo las reglas y normatividad vigentes para poder hacerlo, sin necesidad de ofrecer sobornos directa ni indirectamente para poder vernos beneficiados en la adjudicación de algún contrato. Confiamos en la calidad de nuestros productos para competir de manera correcta.
CANALES DE REPORTE
PREFLEX ha puesto a disposición de sus clientes, colaboradores, proveedores, contratistas, comunidad, accionistas y partes interesadas los siguientes canales para la recepción de denuncias acerca de algún comportamiento inadecuado, sospechoso o conductas no éticas por parte de algún colaborador directo o indirecto, garantizando al denunciante la confidencialidad de la información suministrada.
En la página web de PREFLEX, los interesados en denunciar encontrarán un vínculo para acceder a la línea ética y efectuar el reporte de aquellas situaciones que pudieran ser prácticas indebidas.
1. En la página web de PREFLEX, los interesados en denunciar encontrarán un vínculo para acceder a la línea ética y efectuar el reporte de aquellas situaciones que pudieran ser prácticas indebidas.
2. También podrá registrar su denuncia mediante el correo electrónico lineaetica@preflex.com.co. Tenga en cuenta que para reportar basta solo con que la información que suministra sea precisa y concreta. No necesita aportar pruebas. La empresa se encargará de realizar las validaciones correspondientes.
3. En caso de haber realizado un reporte o denuncia y sienta que no ha sido gestionado, escale el asunto con la Dirección de Gestión Humana, quien estará en la obligación de hacer seguimiento al caso y garantizar que se le dé trámite al mismo.
QUE HECHOS PUEDE DENUNCIAR
• Casos de Fraude
• Hechos de Corrupción/Soborno /Chantaje
• Lavado de activos y financiación del terrorismo
• Revelación de información de cualquier asunto relacionado con los negocios de PREFLEX.
• Conflicto de interés
• Prácticas deshonestas
• Controversias internas/Acoso laboral
• Incumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos, instructivos, políticas institucionales, disposiciones generales entre otros.
• Desperdicio de materias primas, material de empaque, insumos, etc.
• Inadecuada administración de recursos físicos, económicos, humanos, de tiempo, tecnológicos, herramientas, equipos e insumos, entre otros.
• Hurto o robo.
• Manipulación de información, cifras, e información sensible para la toma de decisiones de la compañía.
• Incumplimiento de horario de trabajo, funciones y pérdida deliberada de tiempo durante la jornada laboral.
TENGA EN CUENTA
• Aseguramos la confidencialidad requerida y brindamos garantía de no represalias a causa de la información que usted suministre.
• Al reportar asegúrese de brindar información precisa y veraz, así como de que su única intención sea actuar con integridad y no con segundas intenciones.
• Actuar de manera diferente sería también faltar al Código de Ética.
• Aseguramos la confidencialidad requerida y brindamos garantía de no represalias a causa de la información que usted suministre.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE APEGARSE A ELLAS?
PREFLEX ha puesto al servicio de clientes, colaboradores, proveedores y de la comunidad en general una oferta de valor, soportada en PREFLEX hará revisión y actualización de este código de ética de manera constante y mínimo una vez cada año a fin de lograr con la ayuda de todos sus miembros el fortalecimiento de su cultura ética al interior y fuera de la organización.
Por lo mismo, invita desde ya a todos sus miembros y a quienes de una u otra manera tengan relación con ella a ayudarnos a fortalecer esta cultura y a dar su aporte para la construcción y consolidación de la misma.
COMPROMISO
El cumplimiento de lo establecido en el Código de Ética es obligatorio para todos los colaboradores de PREFLEX y los incumplimientos al mismo serán sancionados conforme a los reglamentos internos, sin perjuicio de lo contemplado en las leyes colombianas.